QUO VADIS? Kto pyta, nie błądzi – warto rozmawiać!
Dokąd jechać na firmowy wyjazd incentive? Jakie powinny być założenia? Czym kierować się przy wyborze? Jednym słowem jak zabrać się do organizacji wyjazdu? Jeśli nie wiecie dokąd można zorganizować wyjazd w budżecie, który macie zaplanowany to nic prostszego niż zapytać. Chętnie odpowiemy, zaproponujemy i doradzimy odpowiedni kierunek. Bo różne są ceny w różnych częściach świata. Rozmowa pozwoli nam zaoszczędzić czas i zweryfikować oczekiwania.
Każda firma planująca wyjazd lub event ma określone zasoby przeznaczone na to wydarzenia. Bardzo ważne jest przekazanie wybranym agencjom informacji o szacowanym budżecie albo kwocie maksymalnej, którą firma chce przeznaczyć na imprezę. Na podstawie budżetu łatwo określicie jakie kierunki i w jakim standardzie możecie zaplanować.
Dlaczego dla agencji budżet jest istotną informacją? Bo są kierunki tańsze i droższe i nie każdy hotel 5* kosztuje tyle samo. Najtrudniejsze zadanie dla agencji zajmującej się organizacją wyjazdów i eventów to zaproponowanie imprezy bez znajomości budżetu…Znając budżet możemy dopasować zarówno kierunek, jak zakwaterowanie i atrakcje. Inną cenę ma wycieczka rowerowa, a inną lot helikopterem. Podanie przybliżonego budżetu będzie bardzo pomocne w przygotowaniu oferty z korzyścią dla obu stron.
- Data wyjazdu (czy może obejmować weekend?)
- Liczba noclegów na miejscu
- Liczba uczestników (szacowna liczba kobiet/mężczyzn)
- Uczestnicy czyli określenie grupy docelowej (partnerzy, pracownicy, sprzedawcy)
- Standard hotelu i wyposażenie
- Rodzaj pokojów (łóżka podwójne/pojedyncze)
- Rodzaj wyżywienia
- Transport
- Zaplecze konferencyjne
- Dodatkowe serwisy (aplikacja, formularz uczestnika, listy powitalne, branding)
- Planowany budżet
- Zrób przegląd rynku, sprawdź: licencje organizatora turystyki biur, wysokość gwarancji ubezpieczeniowej, referencje
- Wybierz max. 5 biur, do których wyślesz zapytanie
- Zapytaj dokąd można wyjechać w planowanym przez Ciebie budżecie
- Ustal kierunek wyjazdu w oparciu o planowany budżet lub poproś agencje o propozycje kierunku w oparciu o budżet i grupę docelową
- Poproś max. 5 wybranych agencji o przesłanie wstępnych ofert bez rezerwacji serwisów – unikniesz w ten sposób „overbooking” w hotelach i liniach lotniczych i zawyżonych cen jeśli pytasz o ten sam termin i miejsce
- Z otrzymanych ofert wybierz max. 2 i poproś biura, które je wysłały o aktualizacje wybranych ofert i przesłanie szczegółowych kosztorysów oraz dokonanie wstępnych rezerwacji
- Spotkaj się z przedstawicielami wybranych biur, których oferty oceniasz jako najlepsze, porozmawiaj, upewnij się komu powierzysz organizację
- Wybierz najlepszą z ofert