WYJAZDY & EVENTY DLA FIRM

Jakie kierunki są obecnie najpopularniejsze w turystyce biznesowej?

Wybór kierunku zależy od grupy docelowej, celu wyjazdu i budżetu. Przy niższych budżetach obecnie proponujemy mniej znane, ale bardzo ciekawe kierunki europejskie, np. Czarnogórę, Łotwę czy Albanie. To są zazwyczaj krótkie, 2-3 noclegowe wyjazdy. Przy większych budżetach i dłuższych wyjazdach dużym zainteresowaniem cieszy się kierunki w Ameryce Południowej i Środkowej – Kostaryka, Kolumbia, Argentyna. Kolejnym trendem jest ekskluzywna Europa, która pozwala na oszczędność czasu przy zachowaniu najwyższego, często luksusowego standardu. Kluczowe jest, aby miejsce oferowało atrakcje niedostępne dla turysty indywidualnego.

Z jakim wyprzedzeniem należy planować wyjazd motywacyjny?

Optymalny czas na rozpoczęcie przygotowań to 6 do 12 miesięcy przed planowanym terminem. W przypadku popularnych kierunków egzotycznych lub dużych grup, wcześniejsza rezerwacja gwarantuje dostępność najlepszych hoteli i korzystniejsze stawki przelotów. Niemniej w Activezone posiadamy doświadczenie w realizacji projektów typu „last minute”, gdzie dzięki globalnej sieci partnerów jesteśmy w stanie przygotować ofertę premium w krótszym czasie.

Jak mierzona jest skuteczność (ROI) wyjazdu motywacyjnego?

Skuteczność wyjazdu mierzymy poprzez analizę realizacji celów postawionych przed projektem. Może to być wzrost wolumenu sprzedaży w okresie konkursowym, spadek rotacji personelu lub wyniki ankiet satysfakcji przeprowadzonych wśród uczestników. W Activezone pomagamy klientom już na etapie planowania zdefiniować wskaźniki KPI, tak aby wyjazd był nie tylko nagrodą, ale realną inwestycją, która zwraca się firmie z nawiązką.

Jak zorganizować przetarg na wyjazd incentive?

Organizowanie przetargu to proces, który wymaga strategii. Aby uniknąć chaosu i otrzymać oferty najwyższej jakości, warto podążać według sprawdzonego schematu:

1. Wstępny research i RFI (Request for information): Jeśli nie masz pewności, jaki kierunek wybrać, nie pytaj od razu o pełne oferty. Wyślij zapytanie ofertowe (RFI) do wybranych agencji. Zapytaj: „Jakie kierunki są obecnie dostępne i atrakcyjne w naszym budżecie?”. To pozwoli Ci zawęzić wybór i oszczędzić czas bez angażowania agencji w tworzenie pracochłonnych prezentacji.

2. Wybór 3 sprawdzonych agencji: zaproś do właściwego przetargu maksymalnie 3 firmy. Wybierz te, które mają solidne referencje, posiadają wpis do rejestru Organizatorów Turystyki i – co kluczowe – wysoką gwarancję ubezpieczeniową. To Twoje zabezpieczenie finansowe w sytuacjach kryzysowych.

3. Przygotowanie rzetelnego briefu: Dobry brief to podstawa sukcesu. Określ w nim profil grupy, cel wyjazdu i dotychczasowe kierunki. Skorzystaj z gotowych wzorów – profesjonalne agencje udostępniają na swoich stronach gotowe formularze briefu, które ułatwiają zebranie kluczowych danych. Tu znajdziesz brief Agencji Activezone.

4. Budżet – graj w otwarte karty: Podanie budżetu lub jego widełek jest kluczowe. Bez tego agencja nie wie, czy zaproponować luksusowy butik w Azji, czy solidny resort w Europie. Ukrywanie budżetu marnuje czas obu stron.

5. Unikaj „overbookingu” własnego zapytania: To najczęstszy błąd. Nigdy nie wysyłaj tego samego zapytania (kierunek, hotel, termin) do więcej niż 2-3 agencji. Hotele i linie lotnicze widząc wiele zapytań na dany kierunek i termin, blokują miejsca i podnoszą ceny (tzw. overbooking), myśląc, że popyt jest ogromny. W efekcie sam sobie podnosisz koszt wyjazdu.

6. Pytania i odpowiedzi: Daj agencjom czas na zadawanie pytań po otrzymaniu briefu. Im więcej szczegółów wyjaśnisz na początku, tym precyzyjniejszą i lepiej wycenioną ofertę otrzymasz.

Największym wyzwaniem w przetargu jest moment porównywania propozycji. Aby zrobić to profesjonalnie, musisz mieć pewność, że porównujesz „gruszki do gruszek”, a nie luksusowy jacht do łodzi wiosłowej.

1. Identyczne wytyczne to fundament

Zadbaj żeby wszystkie agencje otrzymały ten sam komplet danych. W innym razie trudno będzie ocenić i porównać otrzymane oferty.

• Wszystkie agencje muszą operować na tym samym briefie.
• Jeśli w trakcie przetargu doprecyzujesz wymagania jednej agencji, wyślij tą aktualizację do pozostałych uczestników. Tylko wtedy ich wyceny będą porównywalne.

2. Porównaj podstawowe usługi

Sprawdź i porównaj:

• Standard hoteli: Czy to „prawdziwe” 5 gwiazdek, czy hotel 4-gwiazdkowy, który tylko aspiruje do wyższej klasy?
• Typ pokojów: Sprawdź typy pokoi – czy to pokoje standard czy może wyższej kategorii. Jeśli potrzebujesz pokojów dwuosobowych z oddzielnymi łóżkami (tzw. twin) upewnij się, że oferowany obiekt takie pokoje posiada. Niektóre z hoteli mają tylko pokoje z łóżkami małżeńskimi, a takie nie sprawdzą się na wyjeździe incentive.
• Przeloty: Czy są to połączenia rejsowe z bagażem i posiłkiem, czy tanie linie z ukrytymi dopłatami? Czy przesiadki są optymalne dla grupy biznesowej?
• Menu i napoje: Co zawiera kolacja? Czy to bufet, czy serwowane menu premium? Czy w cenę wliczony jest pakiet napojów/alkoholuczy każda woda będzie dodatkowo płatna na koniec wyjazdu?

3. Sprawdź ukryte koszty

Zwróć uwagę na pozycje, które często są pomijane w tanich ofertach, a które Activezone zawsze traktuje jako standard:

• Ubezpieczenie: Czy obejmuje tylko podstawowy zakres, czy uwzględnia choroby przewlekłe i wysokie sumy gwarancyjne (koszty leczenia)? To bardzo ważne żaby polisa była dopasowana do kierunku i atrakcji zawartych w programie. Warto tez żeby obejmowała zdarzenia zaistniałe pod wpływem alkoholu.
• Napiwki i podatki lokalne: Czy są już w cenie, czy będziesz musiał płacić gotówką na miejscu z budżetu nieprzewidzianego lub pilot będzie zbierał napiwki od uczestników?
• Opieka pilota: Czy agencja zapewnia doświadczonego koordynatora z Polski, który przez cały czas będzie opiekował się grupą?
• Aplikacja na wyjazd: Czy agencja oferuje w cenie aplikację na wyjazd, która zawiera wszystkie niezbędne informacje, program wyjazdu, dokumenty np. bilety lotnicze/karty pokładowe. Profesjonalne agencje oferują takie aplikacje w standardzie.
• Materiały marketingowe i drobne prezenty: Czy w cenie uwzględnione są materiały marketingowe np. zawieszki na bagaż z logo, tłumaczone menu na posiłki, logo na lotnisku, logo na środkach transportu, list powitalny, itd. Czy goście wraz z listem powitalnym otrzymają lokalny „pillow gift”? Profesjonalne agencje takie usługi oferują w standardzie.
• Audio-system dla przewodnika: Warto sprawdzic czy w cenie zawarty jest audio system dla przewodnika. Szczególnie ważne jest to gdy w programie jest zwiedzanie. Taki system daje duży komfort uczestnikom i pozwala im wygodnie zwiedzać.

4. Doświadczenie i bezpieczeństwo (wartość niematerialna)

Cena to nie wszystko. Wybranie nieco droższej oferty od agencji, która ma wyższą gwarancję ubezpieczeniową i wiele udanych realizacji, to de facto polisa ubezpieczeniowa dla Twojego spokoju. Sprawdź:

• Czy agencja posiada wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki?
• Jakie ubezpieczenie oferuje na wyjazd – jeśli od razu jest to polisa z wysokimi sumami gwarancyjnymi obejmująca rodzaj atrakcji zawartych w programie np. narciarstwo, rafting, kajaki, choroby tropikalne, choroby przewlekłe, itp. to dobra rekomendacja dla oferty.
• Jakie wsparcie agencja oferuje w sytuacjach kryzysowych (np. odwołany lot)?

5. Kreatywność vs Logistyka

Oferta może być piękna graficznie, ale czy jest realna? Profesjonalna agencja nie obieca Ci „prywatnej kolacji na środku oceanu” w budżecie, który ledwo pokrywa kolację w hotelu. Oceniaj realność obietnic – jeśli coś brzmi zbyt pięknie (i tanio), by było prawdziwe, prawdopodobnie takie nie jest.

Dlaczego bilety grupowe bywają droższe niż indywidualne i jakie są korzyści z ich rezerwacji?

To jeden z największych mitów w turystyce: przekonanie, że kupując 50 biletów naraz, otrzymamy rabat hurtowy. W lotnictwie działa to odwrotnie. Oto dlaczego:

1. Dostępność i jedna cena dla wszystkich

Systemy rezerwacyjne linii lotniczych są podzielone na tzw. klasy rezerwacyjne (koszyki cenowe). W najniższej cenie może być dostępnych np. tylko 4-6 miejsc w całym samolocie. Kupując bilet indywidualny masz szansę złapac miejsca właśnie z tego najtańszego koszyka. Rezerwując grupę (np. 40 osób), linia lotnicza musi zagwarantować jedną, stałą cenę dla każdego uczestnika. Dlatego wylicza średnia cenę z dostępnych koszyków i jest ona zawsze wyższa niż cena pojedynczego dostępnego biletu (szczególnie w promocji).

2. Elastyczność i brak nazwisk (Name-list)

To najważniejsza korzyść biznesowa. Rezerwując bilet indywidualny, musisz od razu podać nazwisko i zapłacić. Dodatkowo na lotach obsługiwanych przez linie rejsowe nie ma możliwości zmiany nazwiska na bilecie. Jeśli leci ktoś inny musi kupić kolejny bilet. W rezerwacji grupowej:

• Agencja blokuje miejsca wpłacając depozyt.

• Nazwiska uczestników należy podać na krótko przed wylotem (zazwyczaj do 7-14 dni).

• Można bezkosztowo wymieniać osoby na liście do momentu wystawienia biletów, a nawet po wystawieniu biletów możesz to zrobić za opłatą, która jest znacznie niższa niż zakup kolenego biletu.

3. Gwarancja wspólnego lotu

Kupując 40 biletów indywidualnie, ryzykujesz, że po zakupie pierwszych 10 miejsc cena drastycznie wzrośnie, a dla pozostałych 15 osób zabraknie biletów w tym samym samolocie. Rezerwacja grupowa daje Ci pewność, że cały zespół poleci tym samym rejsem, o tej samej godzinie. To samo dzieje się w przypadku zmiany lotu – jak grupa ma bilet grupowy to jest pewność, że wszyscy otrzymają ten sam przelot alternatywny.

4. Odroczona płatność

W rezerwacjach grupowych harmonogram płatności jest rozłożony w czasie, co pozwala na lepsze zarządzanie cashflow firmy.

5. Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi

W przypadku opóźnienia lub odwołania lotu, linia lotnicza traktuje grupę jako jeden organizm. Agencja mając podpisaną umowę grupową, ma znacznie większą siłę przebicia w negocjacjach z przewoźnikiem, aby zapewnić grupie alternatywne połączenie, hotel czy transport, niż osoba z pojedynczym biletem kupionym w internecie.

Wyższa cena biletu grupowego to w rzeczywistości opłata za bezpieczeństwo logistyczne i elastyczność. Dla firmy organizującej wyjazd incentive, ryzyko, że część uczestników nie doleci na miejsce, jest znacznie droższe niż różnica w cenie biletu.